Het organiseren van rouwsensitiviteit in een organisatie vereist een doordachte aanpak waarbij zowel beleid als cultuur gericht zijn op het ondersteunen van medewerkers en, indien nodig, cliënten/patiënten met een indringend verlies.
Hier zijn de belangrijkste stappen die je kunt volgen om dit te implementeren:
- Ontwikkel een rouwbeleid
Het hebben van een formeel rouwbeleid laat zien dat de organisatie rouw serieus neemt en dat er duidelijke richtlijnen zijn voor ondersteuning van cliënten/patiënten en medewerkers.
Richtlijnen voor hulpverleners: volgen van training Rouwzorg
Richtlijnen voor medewerkers:
- Verlofmogelijkheden: Maak duidelijk welk type verlof beschikbaar is voor medewerkers die met rouw te maken hebben, zoals rouwverlof of flexibel werken.
- Duur van ondersteuning: Bepaal hoeveel tijd medewerkers krijgen om hun verlies te verwerken en bied flexibiliteit in hoe zij hun werk hervatten (bijv. gedeeltelijk terugkeren, flexibele uren).
- Richtlijnen voor collega’s: Geef richtlijnen over hoe collega’s elkaar kunnen ondersteunen tijdens een rouwperiode.
- Leidinggevenden en steunmaatjes trainen
Leidinggevenden en steunmaatjes spelen een cruciale rol in het ondersteunen van medewerkers tijdens rouw. Door hen te trainen in rouwsensitiviteit kunnen ze beter reageren op rouwende medewerkers.
- Empathie en communicatie: Train leidinggevenden en steunmaatjes in het voeren van empathische gesprekken met rouwende medewerkers. Dit betekent luisteren zonder te oordelen en begrip tonen voor de situatie.
- Rouwsignalen herkennen: Help leidinggevenden en steunmaatjes de subtiele tekenen van rouw te herkennen, zodat ze vroegtijdig ondersteuning kunnen bieden.
- Opvolging bieden: Zorg ervoor dat leidinggevenden en steunmaatjes na verloop van tijd blijven checken hoe het met de medewerker gaat, omdat rouw een lang proces kan zijn.
- Creëer een ondersteunende cultuur
Het is belangrijk dat rouw binnen de organisatie bespreekbaar is en niet als een taboe wordt gezien. Dit kan door:
- Open communicatie stimuleren: Creëer een werkomgeving waarin medewerkers zich veilig voelen om te praten over hun verlies zonder angst voor stigma of negatieve gevolgen.
- Collegiale steun aanmoedigen: Biedt steunmaatjes aan waar collega’s steun kunnen bieden.
- Respecteer diversiteit in rouw: Erken dat iedereen anders rouwt, afhankelijk van cultuur, religie of persoonlijke voorkeur. Zorg dat dit gerespecteerd wordt.
- Rouwbegeleiding en externe ondersteuning
Voor sommige medewerkers kan professionele hulp nuttig zijn. Organiseer daarom toegang tot externe ondersteuning.
- Professionele begeleiding: Bied medewerkers toegang tot een rouw- en verliesbegeleider.
- EAP-programma’s (Employee Assistance Programs): Overweeg om een extern programma aan te bieden waarbij medewerkers vertrouwelijk ondersteuning kunnen zoeken voor hun mentale gezondheid, waaronder rouw.
- Rouwvriendelijke werkplek creëren
Maak aanpassingen in de werkomgeving om medewerkers die rouwen te ondersteunen.
- Flexibele werkafspraken: Geef medewerkers ruimte om hun werktempo aan te passen of parttime te werken tijdens hun rouwperiode.
- Rustige ruimtes: Zorg voor ruimtes waar medewerkers zich kunnen terugtrekken om even tot rust te komen.
- Aandacht voor mijlpalen: Sommige rouwmomenten, zoals de verjaardag of sterfdag van een dierbare, kunnen extra zwaar zijn. Houd daar rekening mee en bied extra steun rond die tijden.
- Evalueren en aanpassen
Organiseer regelmatig evaluaties met leidinggevenden en steunmaatjes om te kijken hoe effectief het rouwbeleid is en of medewerkers zich voldoende gesteund voelen.
- Feedback verzamelen: Vraag regelmatig om feedback van medewerkers die recent met rouw te maken hebben gehad.
- Aanpassingen doen: Pas het beleid aan op basis van de ervaringen en suggesties van medewerkers om het continu te verbeteren.
- Informeren en sensibiliseren
Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van de beschikbaarheid van het rouwbeleid en de ondersteuning die wordt geboden.
- Communicatiecampagnes: Informeer medewerkers via nieuwsbrieven, intranet of bijeenkomsten over het beleid en de ondersteuning die beschikbaar is.
- Workshops en trainingen: Organiseer workshops of informatiesessies over rouw en verlies voor de hele organisatie om het bewustzijn te vergroten.
- Nazorg
Rouw kan langdurig zijn en het is belangrijk dat de organisatie ook op langere termijn aandacht blijft geven.
- Langetermijn opvolging: Zorg dat leidinggevenden bijvoorbeeld bij functioneringsgesprekken bij medewerkers informeren over de verwerking van het verlies, ook maanden of zelfs een jaar na het verlies.
- Herinneringsmomenten: Bied medewerkers ruimte voor herdenkingen of sta hen toe om belangrijke dagen op een passende manier te beleven, zoals een vrije dag op de sterfdatum van een dierbare.
Conclusie
Een rouw sensitieve organisatie vereist een cultuur van empathie, zorg en respect, ondersteund door duidelijke beleidsregels en flexibele werkafspraken. Het doel is een veilige omgeving te creëren waar medewerkers zich gehoord en gesteund voelen in hun rouwproces, waardoor zij op hun eigen tempo kunnen herstellen en terugkeren naar hun werk.