ROUWPROTOCOL BIJ VERLIES VAN EEN COLLEGA

Algemeen geldende uitgangspunten bij overlijden van een collega

De werkgever is zich ervan bewust dat het overlijden van een collega een zodanig ingrijpende gebeurtenis is in het leven van de naaste familie van de collega, dat zij als werkgever al het mogelijke moet doen om haar betrokkenheid te tonen. Als uitgangspunt bij onderstaande richtlijnen voor handelen bij overlijden van een collega geldt dat te allen tijde en zoveel als mogelijk wordt gehandeld conform de wensen van de nabestaanden van de overleden collega.

Opmerking: Dit protocol is tevens van toepassing wanneer aan het overlijden van de collega een (langdurig) ziekteproces is voorafgegaan.

Als een collega overlijdt, neemt de afdeling HRM de coördinatie van het hele proces in handen. Degene die binnen de afdeling HRM belast is met deze coördinatie (hierna te noemen proces verantwoordelijke), handelt naar de volgende richtlijnen:

1ste stap: De organisatie informeren

Zodra het overlijdensbericht binnenkomt, draagt de proces verantwoordelijke er zorg voor dat een aantal personen/instanties worden ingelicht (aan te vullen n.a.v. de aard en structuur van de organisatie):

• de directe en eveneens de hogere leidinggevende
• de afdeling
• het hoofd HRM
• de Directie
• de Raad van Bestuur
• hoofd afdeling communicatie
• de bedrijfsarts

De leidinggevende draagt er zorg voor dat alle directe collega’s van de afdeling binnen 4 uur mondeling zijn geïnformeerd over het overlijden. De leidinggevende stemt met de medewerkers af hoe zij op de afdeling aandacht willen besteden aan het overlijden (bijvoorbeeld binnen 24 uur wordt een bijeenkomst belegd waar alle directe medewerkers voor worden uitgenodigd). Bij deze bijeenkomst zal tevens een HR adviseur en eventueel een Rouw- en verliesbegeleider voor worden uitgenodigd. Binnen het gebouw kan een (tijdelijke) herdenkingsplaats ingericht worden in overleg met de medewerkers.

2de stap: Uitwerken van een memorandum

De proces verantwoordelijke neemt contact op met de leidinggevende van de overleden collega met het verzoek een in memoriam op te stellen en af te stemmen met de afdeling communicatie. Dit in memoriam wordt geplaatst op het intranet, voorzien van een foto van de overledene of per email verstuurd naar alle medewerkers.

3de stap: Opstellen condoleancebrief

• De proces verantwoordelijke maakt een voorzet c.q. draagt er zorg voor dat een condoleancebrief verstuurd wordt door de directie dan wel de Raad van Bestuur. Dit in overleg met de verantwoordelijke directeur.
• De proces verantwoordelijke draagt er zorg voor dat er namens de werkgever een condoleancebezoek gebracht wordt aan de nabestaanden. Wie van de organisatie dit bezoek brengt, wordt in overleg met de verantwoordelijke directeur en de leidinggevende van de overledene bepaald. Tijdens dit condoleancebezoek dienen de volgende punten aan de orde gesteld te worden:

4de stap: De uitvaartplechtigheid

Ook hier wordt zoveel als mogelijk gehandeld volgens de wensen van de nabestaanden. Tenzij nabestaanden dit anders willen, is bij de uitvaart iemand van het management aanwezig. De proces verantwoordelijke overlegt met de directeur en de betreffende leidinggevende wie namens de werkgever naar de plechtigheid gaat. Indien de nabestaanden dat wensen, wordt door degene die de plechtigheid namens de werkgever bijwoont gesproken.

5de stap: De nazorg

Er zijn twee vormen van nazorg: Materiële nazorg en Emotionele nazorg.

De afdeling HRM is belast met de materiële nazorg. Dit betreft de financiële regelingen: overlijdensuitkering, eindafrekening, pensioen, inleveren telefoon, computer, etc. Maar ook eventueel nog het overnemen van werkzaamheden (commissies, nevenactiviteiten, e.d.). Tevens wordt besproken wat en hoe er richting klanten/cliënten/patiënten wordt gecommuniceerd. De proces verantwoordelijke draagt er zorg voor dat iemand (hij of zij zelf, of anders degene die er binnen de afdeling HRM mee belast is) de nabestaanden behulpzaam is bij het invullen van de diverse noodzakelijke formulieren.

Het geven van emotionele zorg kan zo nodig verzorgd worden door een externe Rouw- en verliesbegeleider. Indien de nabestaanden dat wensen kan de proces verantwoordelijke de Rouw- en verliesbegeleider inschakelen, mogelijk ook voor de partner van de overleden collega. De externe Rouw- en verliesbegeleider bepaalt samen met de nabestaande de duur en frequentie van de begeleiding.

Uitzonderingen

In alle gevallen wordt gehandeld volgens bovenstaande procedure. Hierop zijn enkele uitzonderingen. Raad van Bestuur/Directieleden In geval van overlijden van directeuren/directieleden, is de secretaris van de voorzitter van de Raad van Bestuur proces verantwoordelijke (tenzij de keuze wordt gemaakt dat HR hiervoor verantwoordelijk is). Vanzelfsprekend zal hij/zij te allen tijde afstemming verzorgen met de afdeling HRM en directie van het organisatieonderdeel waartoe betrokkene behoort.

Gepensioneerde collega’s In geval van overlijden van ex-collega’s overlegt de proces verantwoordelijke met de directie van betreffende organisatieonderdeel over de te ondernemen stappen. In deze situatie kan men naar bevind van zaken handelen. Bij deze groep collega’s zoveel mogelijk eenzelfde aanpak volgen. Het is aan te raden in ieder geval personele informatie in dossier te hebben (cv, foto) van beeldbepalende figuren. In dit geval overlegt de proces verantwoordelijke met de directie en/of met de secretaris van de Raad van Bestuur over de te nemen stappen.

Praktische zaken:
 

Elke organisatie kan te maken krijgen met een verlies. Verlies kan heel veel gebieden betreffen: verlies van je baan, je gezondheid, je relatie, maar ook het overlijden van een naaste of een collega. Allerlei soorten verlies waar medewerkers om kunnen rouwen.

Verlies van een partner, kind, ouder wordt blijvend verlies genoemd. Het verlies is definitief. Er is geen hoop meer op een terugkeer naar de oude situatie.

Er is ook andersoortig verlies. Het gaat bijvoorbeeld om chronische en zichtbare beperkingen van medewerkers zoals verlies van zintuigen (blindheid, doofheid) of ledenmaten (invaliditeit). De beperking kan ook onzichtbaar zijn en betrekking hebben op het lichamelijke (chronische moeheid, migraine, maag/darm aandoeningen, suikerziekte, restklachten na een kankeroperatie ea.), psychische (depressiviteit, vormen van autisme met als gevolg relationele angst, ernstige minderwaardigheidsgevoelens ea.) of sociale (echtscheiding, mantelzorgtaak). Dit soort verlies noemen we levend verlies. Dikwijls is er nog hoop op verbetering.

Om medewerkers en collega’s beter te kunnen ondersteunen en te begrijpen in een rouwproces, is het helpend om te weten hoe een rouwproces eruit kan zien.

Een rouwproces heeft een aantal taken; en deze taken zijn niet statisch; iedereen verwerkt verlies op zijn eigen wijze. Het is echter wel gebleken dat de meeste rouwenden onderstaande taken ervaren hebben, voor ze kunnen zeggen dat ze het verlies in hun levensverhaal kunnen meenemen.

• De eerste taak omvat het besef tot je door laten dringen dat het verlies realiteit is: het erkennen van verlies
• De tweede taak is het omgaan met gevoelens die het verlies oproept: het herkennen van je rouw
• De derde taak betreft het verkennen van de voor jou veranderde wereld en je veranderende zelf.
• De vierde taak is het opnieuw verbinden met jezelf, de wereld en de mensen om je heen. Je hebt betekenis gegeven aan het verlies en neemt datgene dat je verloren bent mee in je hart. Je bent weer in staat om zin te beleven en het veranderde leven weer op te pakken.

Rouw als antwoord op een betekenisvol verlies is complex. Vooral als het gaat om het verlies van een dierbare (partner, kind, ouder) of iets dierbaars (gezondheid, relatie, werk). Want de liefde die een medewerker had voor het verlorene, heeft geen adres meer. De medewerker staat met lege handen en zal opnieuw moeten zoeken naar betekenisvolle verbindingen met zichzelf (de weg naar binnen) en met de ander en het andere (de weg naar buiten).

Bij levend verlies draagt de medewerker het verlies dikwijls in stilte. Toch is hier ook sprake van rouw waar dezelfde rouwtaken doorlopen moeten worden. Zo gaat het bij levend verlies ook om het herkennen en erkennen van je beperking met alle daarbij behorende pijnlijke en helpende gevoelens, gedachten en acties. En gelijktijdig gaat het om de strijd voor herstel en om daarmee een normaal dagelijks functioneren weer mogelijk te maken met aanpassingen buiten jezelf (met hulpmiddelen) en in jezelf (met medische en psychosociale hulp).

Het valt niet te voorspellen hoelang een rouwproces duurt: het varieert van dagen tot soms jaren. De verwachting dat iemand na vier of zes maanden over het verlies heen is, is onterecht: het gemis kan zelfs juist naar gelang te tijd verstrijkt groter worden. Een verlies is pas opgenomen in het leven als iemand er af en toe aan denkt zonder dat het verdriet het leven beheerst.

Rouwen is een proces van het hoofd, hart en handen. Het hoofd is de plek van het piekeren en relativeren. Het hart staat voor de soms verwarrende en door elkaar lopende gevoelens zoals angst, agressie, schuld, verwarring, opluchting, droefheid en depressie. De handen staan voor de diverse lichamelijke reacties zoals: veranderde eetgewoontes (veel meer of minder eten en drinken dan normaal), vermoeidheid, concentratieproblemen, slapeloosheid en overactief gedrag. Hoe hoofd, hart en handen met elkaar samenwerken of elkaar uitsluiten is voor iedereen anders.

Het ruimte geven aan rouw, door het serieus nemen van rouwreacties van een medewerker, levert een wezenlijke bijdrage aan het rouwproces van de medewerker. De medewerker krijgt daarmee toestemming om te mogen rouwen. Dat is belangrijk omdat daarmee langdurig verzuim door depressiviteit of burn-out wordt voorkomen en het welzijn van de medewerker verbetert.

ROUWPROTOCOL BIJ VERLIES VAN EEN FAMILIELID VAN EEN WERKNEMER

Algemeen

• De werkgever is zich ervan bewust dat het verlies van een direct familielid (partner, kind, ouder) voor een collega een zodanig ingrijpende gebeurtenis in het leven van een mens is dat hij/zij er recht op heeft dat een dergelijk verlies in de werksituatie met zorgzaamheid tegemoet wordt getreden. Dit protocol is bedoeld als een zorgvuldige manier van handelen wanneer een medewerker getroffen wordt door een betekenisvol verlies.
• Het beoogt eveneens een wijze van opvang van een medewerker waardoor deze de ruimte krijgt om te rouwen zoals hij/zij dat nodig heeft zonder het contact met het werk te verliezen.
• Het gaat over het handelen, niet over het omgaan met een rouwende collega.

M.b.t. het omgaan met een rouwende collega het volgende:

Erken dat het niet altijd gemakkelijk is om iemand die rouwt tegemoet te treden. Rouwgevoelens kunnen sterk wisselen van karakter; bedenk dat negatieve reacties van een rouwende meestal niet persoonlijk zijn bedoeld.

Het is van belang dat zowel leidinggevenden als anderen een actieve houding aannemen t.a.v. de rouwende collega. Steun aanbieden en het daarbij laten is niet voldoende. Vragen wat hij/zij nodig denkt te hebben is eveneens van belang.

Geef de medewerker erkenning van het verdriet en de ruimte om dit te uiten op de werkplek. Doe dit niet als hij/zij ervoor kiest om de gevoelens voor zichzelf te houden.

Geef geen ongevraagde adviezen en maak geen cliché-opmerkingen (zoals ‘de tijd heelt alle wonden’).

Laat geduld en begrip gedurende een periode prevaleren boven prestatie en resultaat. Niet wat moet maar wat kan…

• Het is een suggestie om, behalve verjaardagen, ook sterfdagen te noteren.
• Het is van belang zich te realiseren dat het verwerken van een verlies een vertrouwelijk proces is dat de rouwende zeer kwetsbaar kan maken.
• Het is aan te bevelen dat ook begrip is voor de extra belasting van de collega’s die het werk gedurende korte of langere tijd moeten overnemen.
• Afhankelijk van de wijze waarop een individuele collega het verlies van een direct familielid verwerkt dan wel kan verwerken wordt er gezocht naar maatwerkoplossingen in de werksituatie.

Stappenplan

1e stap

1. Er komt een melding binnen van het overlijden van iemand uit de directe omgeving van een van de medewerkers.
2. Degene die de melding aanneemt, informeert of de getroffen medewerker wil dat het overlijden bekend wordt gemaakt, en verbindt door met de directeur.
3. Indien dit de wens is licht de directeur, of bij diens afwezigheid degene die contact heeft gehad met de getroffen medewerker, de collega’s in over: - de situatie rond het overlijden, - eventueel gebruik van (religieuze) afscheidsrituelen.
4. De directeur resp. het bestuur condoleert namens de werkgever en bespreekt de eventuele wens en de mogelijkheid om aansluitend op de uitvaart extra vrije tijd/verlof te nemen.
5. De directeur resp. het bestuur informeert of het op prijs gesteld wordt wanneer collega’s/bestuursleden op eigen initiatief bellen of mailen.
6. De directeur/een bestuurslid bespreekt met de werknemers

handelingen vanuit de organisatie, zoals brieven, bezoek, bloemen of anderszins.

wie als vertegenwoordiger of contactpersoon met de rouwende medewerker contact heeft over eventuele aanwezigheid bij de uitvaart en eventueel andere zaken

verdeling van het werk van de getroffen werknemer en bespreekt eventueel welke externe relaties geïnformeerd moeten worden.

of contact op eigen initiatief op prijs wordt gesteld.

2e stap

1. Als door de getroffen werknemer een rouwkaart is gestuurd of als hij/zij anderszins te kennen heeft gegeven de aanwezigheid van de werkgever, resp. de leidinggevende en collega’s bij de uitvaart op prijs te stellen, dan wordt hieraan door hen die dit kunnen resp. willen, gevolg gegeven.
2. Als een rouwkaart is gestuurd, wordt deze enige tijd voor afwezige collega’s ter inzage gelegd.

3e stap

1. Als dit door de rouwende werknemer op prijs wordt gesteld kunnen individuele medewerkers contact opnemen voor persoonlijke reacties.
2. De leidinggevende zorgt ervoor voldoende te weten over rouwprocessen, rouwgevoelens en rouwreacties evenals over rouwrituelen uit de religie of cultuur van de getroffen werknemer.
3. De leidinggevende nodigt de rouwende, zodra hij/zij op het werk terugkomt, uit om te overleggen over de situatie.

Er zijn mogelijkheden om bijvoorbeeld:

het verlof nog enige tijd voort te zetten,

het takenpakket de komende tijd aan te passen,

de arbeidstijden de komende tijd aan te passen of naar behoefte flexibel te maken,

begeleiding aan te bieden,

(meer/andere) samenwerking met collega’s aan te bieden,

afspraken te maken voor regelmatig contact met het werk en/of de collega’s.

4e Stap

1. Indien afspraken gemaakt zijn omtrent verlof of werkaanpassing, dan wordt regelmatig opnieuw gesproken over de situatie. De afspraken worden naar behoefte bijgesteld tot de werknemer weer volledig in het arbeidsproces kan functioneren.
2. Als de medewerker het werk geheel of gedeeltelijk heeft hervat kan, indien dit door hem/haar gewenst wordt, zo nu en dan naar de situatie en de toestand worden geïnformeerd. Bij die gelegenheid wordt eveneens gevraagd of de werknemer het werk aan kan en of voldoende steun ervaren wordt van collega’s.
3. Van belang is dat de werkomgeving weet dat de rouwende nog lange tijd na het overlijden te maken kan hebben met rouwreacties (zoals o.a. concentratiestoornissen).

Mensen die werkzaam zijn in bepaalde sectoren, zoals zorg en welzijn, openbare orde en veiligheid, maar ook in de zakelijke dienstverlening, krijgen nogal eens te maken met rouw en verlies. Niet iedere medewerker is in staat hier goed mee om te gaan. Het Landelijk Steunpunt Verlies geeft desgewenst advies op maat en biedt op uw situatie toegespitste trainingen aan.

ROUWZORG RICHTING PATIËNTEN EN CLIËNTEN

Mensen die werkzaam zijn in de gezondheidszorg komen regelmatig in aanraking met rouw en verlies. Denk bijvoorbeeld aan de arts die de familie moet gaan vertellen dat hun vader zojuist overleden is. Of de verpleegkundige die de familie na een operatie of overlijden in eerste instantie opvangt. Maar ook wanneer een patiënt niet lang meer te leven heeft, gaat het over verlies en rouw: anticiperende rouw. Ook mensen die werkzaam zijn bij politie, brandweer en NS worden regelmatig geconfronteerd met rouw en verlies: een agent die ouders moet gaan vertellen dat hun zoon bij een verkeersongeval om het leven is gekomen, een brand waarbij een deel van een gezin is omgekomen, zelfdoding op het spoor. En weer heel anders: ook in het notariaat komen cliënten met verliesgerelateerde vragen, zoals het afwikkelen van een nalatenschap of het aanvragen van een verklaring van erfrecht. Deze situaties vereisen specifieke communicatievaardigheden: het maken van contact, het tonen van empathie, het kunnen luisteren en het stellen van de juiste vragen. Hiervoor is kennis nodig over rouw en verlies.

Het Het LSV biedt voor mensen die werkzaam zijn in deze sectoren trainingen en workshops aan om hun kennis en vaardigheden verder te ontwikkelen. Ook geeft het LSV advies op maat. Hebt u belangstelling en wilt u meer weten? Neem dan contact met ons op en vraag een persoonlijk gesprek aan met Klaas-Jan Rodenburg, directeur LSV.